Les achats de prestations d’ingénierie, un enjeu financier

Alors que les achats représentent 50 à 60 % du montant total des coûts d’un projet, leurs réductions représentent un enjeu financier important. En effet, les deux principales composantes pour sa réussite reposent sur la gestion performante des ressources et l’optimisation de l’ensemble des coûts en achat d’équipement et de prestations.

Les Achats de prestation d’ingénierie peuvent représenter une part importante du budget achats d’un Projet (jusqu’à environ 15%). Comment peut-on les optimiser?

Parce que la définition du besoin se fait par une réflexion technique et stratégique sur le cœur de métier et parce qu’ils font appel à des problématiques juridiques, les achats de sous-traitance d’ingénierie sont parfois complexes à structurer et à optimiser surtout si l’on souhaite passer d’un modèle “Assistance technique” à un modèle “Forfait”.

L’expression du besoin : définition des lots d’études

Les métiers de l’ingénierie (mécanique, électricité, contrôle commande) en concertation avec les achats peuvent repenser leur manière de sous-traiter leurs travaux en préconisant des lots d’études décomposés en taches élémentaires appelées unité d’œuvre unités d’œuvre. Ces “forfait” sont bien souvent opposés à l’assistance technique.

Le besoin se définit à l’aide du cahier des Charges qui est essentiel pour la réalisation d’un projet. Il définit les domaines d’expertises et livrables déterminés à l’avance, suivant des critères de qualité, de prix et de délai.
Afin d’obtenir des livrables de bonne qualité l’acheteur et le client interne déterminent ensemble des métriques qui formeront un lot d’études.

Optimisation des achats d’ingénierie

L’optimisation passe par l’émission d’un cahier des charges décrivant les prestations sous forme d’unités d’œuvre. L’acheteur met donc en place des contrats en mode
« forfait », cela lui permet de confier plus de volume d’activités à un même fournisseur. La conséquence directe est une réduction assez sensible du nombre de fournisseurs et de commandes.
On peut également choisir d’externaliser certaines prestations, notion de “Make or Buy”, afin de se recentrer sur son cœur de métier et donc confier les activités à un panel de fournisseurs réduits et identifiés par métier.
Cette stratégie nécessite néanmoins une réflexion technique très approfondie car il est indispensable d’avoir une bonne maitrise de son périmètre d’activités et des données d’entrées claires issues des projets.
Ce choix comporte néanmoins certains risques comme l’augmentation de la chaine de sous-traitance due à un manque de compétences potentielles des fournisseurs de rang 1.

Risques contractuels

Les prestations d’ingénieries soulèvent des problématiques juridiques comme le prêt de main d’œuvre illicite et le délit de marchandage. Par exemple, le personnel sous-traité travaillant pour un seul client depuis plusieurs années et recevant ses instructions de l’encadrement du client alors qu’il est employé pour des prestations nécessitant des compétences autres que celles figurant dans le dossier de consultation. Egalement, lorsqu’un prestataire travaille sans commande et utilise une ressource externe à défaut d’une ressource disponible interne à compétence égale, cela constitue un risque.

Il est donc indispensable de bien penser à adapter certaines clauses dans les contrats : paiement aux livrables, pénalités de retard, etc…

Limites du modèle « forfait »

Passer d’une sous-traitance en assistance technique à une prestation au forfait reste parfois compliqué. En effet, la principale difficulté est de définir le besoin par anticipation et donc de déterminer le type de livrables ainsi que leur nombre à mentionner dans les cahiers des charges.